Office manager PL

Full Time
Łódź
Posted 1 month ago

O nas

W Hero Labs nie tylko tworzymy nowe produkty, ale także rewolucjonizujemy sposób, w jaki ludzie użytkują technologię, aby rozwiązywać realne problemy. Mamy misję monitorowania, analizowania i ochrony zużycia wody w domach i biurach w sposób, jaki jeszcze nigdy nie istniał. 

Dzięki naszemu produktowi Sonic spełniamy tę misję dzięki przełomowej i inteligentnej technologii ochrony przed wyciekami. Nasze ambicje są nieograniczone, plany na przyszłość ekscytujące, a zespół gotowy do ekspansji. 

Jesteśmy startupem z siedzibą w Wielkiej Brytanii i Polsce, ze znacznym finansowaniem od naszych inwestorów, gotowym do nowych wyzwań i ciągłego rozwoju.

O Tobie

Poszukujemy Office Managera do zadań specjalnych – osoby, której zadaniem będzie zarządzanie różnorodnymi aspektami naszego biura. Szukamy kogoś, kto nie tylko odbiera i odpowiada na maile czy przygotowuje dokumenty do księgowości, ale także angażuje się w organizację pracy biura, jego wygląd i miłą atmosferę. Szukamy kogoś kto jednocześnie utrzymuje porządek w dokumentach ale i odnajduje się w startupowych realiach. Jeśli jesteś osobą, która doskonale radzi sobie w dynamicznym środowisku biurowym i czerpie satysfakcję z zapewniania sprawnego funkcjonowania firmy, to ta rola jest dla Ciebie. 

Twoje obowiązki

Jesteśmy startupem, więc lista obowiązków na tym stanowisku jest dynamiczna i będzie zmieniać się wraz z rozwojem naszej firmy. Szukamy kogoś, kto nie boi się wyzwań i trudnych zadań, kogoś, kto będzie gotowy zakasać rękawy i wesprzeć różne działy firmy, gdy zajdzie taka konieczność. U nas każdy jest elastyczny i gotowy do różnorodnych działań – jak to bywa w startupie – wszyscy na pokład. Nasz dyrektor czasami nawet zmywa podłogę 😉

Podstawowy  zakres obowiązków będzie obejmował następujące kwestie:

  • Odbieranie i odpowiadanie na maile
  • Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Przygotowanie dokumentów do księgowości oraz dodawanie ich do naszego wewnętrznego systemu księgowego
  • Prowadzenie firmowej kasy
  • Zamawianie wszelkich produktów potrzebnych w biurze
  • Prowadzenie dzienników, spisów, ewidencji
  • Zapewnienie kompletu wymaganej prawnie dokumentacji firmy oraz pracowników (kadry)
  • Pomoc przy zatrudnianiu nowych pracowników, sporządzanie umów, zgłoszenie do odpowiednich urzędów, pomoc w rekrutacji
  • Koordynacja delegacji pracowników (rezerwacja biletów i hoteli)
  • Asystowanie przełożonemu w umawianiu spotkań oraz przygotowywaniu wszelkich niezbędnych dokumentacji
  • Zdawanie raportów z postępu prac, informowanie o codziennych aktywnościach
  • Obsługa dokumentacji logistycznej (PZ, WZ, itp.)
  • Dbanie o wizualny wygląd biura (Utrzymywanie/egzekwowanie czystości w biurze)
  • Pomoc w uzyskiwaniu dotacji oraz prowadzenie ich dokumentacji
  • Przygotowywanie uchwał zarządu i wspólników
  • Wsparcie działu obsługi klienta w komunikacji z klientami gdy zajdzie taka potrzeba
  • Przygotowywanie umów i kontraktów
  • Przygotowywanie notatek ze spotkań
  • Przygotowywanie oraz wdrażanie regulaminów, procesów i procedur
  • Organizację firmowych imprez i przyjazdów pracowników i gości z zagranicy

Możliwość rozwoju

Jako nasz Office Manager, będziesz miał szeroki zakres obowiązków i częsty kontakt z różnymi działami firmy, dzięki temu będziesz mógł rozwijać się w różnych kierunkach i w zależności od swoich zainteresowań i umiejętności dobrać własną ścieżkę rozwoju. Chcielibyśmy aby to stanowisko było dla Ciebie punktem startu w naszej firmie.

Wymagania:

  • Język angielski –minimum na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie
  • Min. 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku;
  • Dobra znajomość obsługi komputera;
  • Znajomość Pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint oraz Outlook) i odpowiedników w Google Suite
  • Umiejętność pracy pod presją, radzenia sobie w podbramkowych sytuacjach;
  • Praca na miejscu w biurze w Łodzi

Mile widziane:

  • Zainteresowanie nowymi technologiami i urządzeniami Smart Home
  • Podstawowa znajomość programu Comarch Optima.

Oferujemy:

  • Zatrudnienie na pełen etat w oparciu o umowę o pracę
  • Konkurencyjne wynagrodzenie (5500-8500 zł brutto miesięcznie w zależności od doświadczenia)
  • Opiekę zdrowotną w Medicover 
  • Budżet na szkolenia zawodowe
  • Firmowy laptop i sprzęt niezbędny do pracy
  • Kartę multisport
  • Pracowniczy program emerytalny
  • Darmowa kawa, przekąski i napoje w biurze 
  • Zniżki na produkty firmy
  • Dopłata do subskrypcji soczewek kontaktowych/okularów

O procesie rekrutacji:

Etap 1 – Aplikuj przez stronę lub portal pracuj.pl

Etap 2 – 15 minutowe spotkanie online z przedstawicielem działu HR

Etap 3 – Rozmowa kwalifikacyjna w naszym biurze w Łodzi

Etap 4 – Rozmowa z naszym CEO

Apply Online

 

By clicking on the "Submit" button or otherwise sending a recruitment application to HERO LABS with its registered office at: Częstochowska 38/52/106-107, 93-121 Łódź, Poland and Watergate AI Limited with is registered office at: 5 Jardine House Harrovian Business Village, Bessborough Road, Harrow, Middlesex HA1 3EX, United Kingdom or you agree that the Employer may process your personal data contained in the recruitment application for the purpose of recruiting for the position indicated in the advertisement. You can withdraw your consent at any time by contacting us at: [email protected].

Full information regarding the processing of your personal data can be found here.